|
 |  |  |  |
 | |||
IMAP e Entità nelle email | |||
|
Con il protocollo IMAP, Email Integrata di Business è in grado di SINCRONIZZARSI con il server di posta esterno. Con questa nuova modalità non si parla solo di 'scaricare la posta in arrivo', ma di fare in modo che business sia sincronizzato con il server di posta, ovvero le cartelle di Business, le e-mail inviate, ricevute, spostate saranno sempre sincronizzate con quelle del server di posta. Se si sposta una cartella sul server da IPAD/Thunderbird/Outlook, alla successiva sincronizzazione di Business con il server di posta la modifica verrà replicata anche in Business. Non sarà più possibile scaricare la posta e cancellarla dal server di posta esterno, perché alla successiva sincronizzazione verrà rimossa la posta anche da Business, essendo Email Integrata una replica delle email e struttura della casella di posta IMAP sul server email. Per il passaggio dalla gestione di una casella di posta da POP3 a IMAP, purtroppo non sarà possibile fare altro che cancellare le precedenti e-mail e ricreare l'ambiente. Questo è dovuto al fatto che i messaggi di posta di IMAP hanno un identificativo univoco diverso da quello di POP3, per cui non ci è possibile confrontare se una e-mail di POP3 è la stessa di IMAP e non vogliamo/possiamo avere e-mail doppie in Business. Se si invia una e-mail da un client di posta che non è Business, quando si sincronizzerà con Business l'e-mail potrebbe venir comunque agganciata al lead in base all'indirizzo e-mail. Questa associazione non à possibile con offerte, documenti di magazzino, ecc... Per poterla ottenere l'unico sistema è inviare l'e-mail da Business, o agganciarla manualmente una volta ricevuta. Con questa funzionalità di sincronizzazione continua viene gestito il caso di quegli utenti che, per svariati motivi, non vogliono usare la consolle delle e-mail di Business perché preferiscono altri strumenti come outlook, thunderbird, ecc... Una volta configurato il server di posta di Business, basta schedulare la sincronizzazione della posta con il programma apposito, o eseguire manualmente le sincronizzazioni. In questo modo anche utilizzando altri client di posta in Business verranno archiviate e collegate le mai ai vari lead. Per poter sfruttare la funzionalità di Business di AGGANCIARE la mail ad offerte, documenti di magazzino, ... è sufficiente che le mail interessate vengano fatte partire dal programma di invio e-mail. Ovviamente da dentro Business, quando di chiederà di vedere le mail associate al lead verrà comunque aperta la consolle e-mail di Business. NB: l'associazione avviene solo su indirizzi e-mail di clienti/fornitori/lead e rispettive organizzazioni della ditta a cui l'indirizzo e-mail dell'operatore di Business che si sta sincronizzando è collegato. Se al momento della sincronizzazione delle e-mail con il server Imap in Business non è presente l'indirizzo e-mail in organig/clienti/fornitori/lead ma viene inserito in un secondo momento, alla successiva sincronizzazione viene eseguita una routine che cerca di 'riassociare' le e-mail che non sono collegate a lead/clienti/fornitori. Visto che si parla di sincronizzazione, è ovvio che se si utilizza come protocollo IMAP la consolle delle mail di Business può essere utilizzata solo quando si ha accesso ad internet e le varie operazioni di lettura mail non lette, cancellazione mail, spostamento tra cartelle saranno un po' più lente perché l'operazione PRIMA deve venir eseguita sul server IMAP, poi, se tutto è andato a buon fine, verrà eseguita l'operazione anche sugli archivi di Business. Rispetto alla gestione con POP3, dove la struttura delle cartelle delle e-mail di Business è a discrezione dell'utente di Business, con IMAP la struttura delle cartelle è gestita dal server IMAP, per cui non è possibile definire un ordinamento delle cartelle 'a piacimento' in bus (ad esempio con GMAIL il cestito è nella sotto cartella [GMAIL], mentre posta in arrivo si chiama INBOX. Questo comportamento si verifica anche in altri programmi di posta elettrinica (es: Thunderbird) che rispettano la struttura della casella IMAP. Cartella 'posta in uscita': è una cartella totalmente svincolata dalle cartelle IMAP. Probabilmente non è neanche presente tra le cartelle IMAP, visto che le mail sono in ricezione o inviate. La cartella 'posta in uscita' viene creata da Business e manutenuta in modo svincolato da IMAP. Il programma che invia le mail prima inserisce il messaggio in 'posta in uscita' e quando avrà la certezza che è stato inviato lo cancella perché questo messaggio ovviamente non avrà lo stesso ID di quello assegnato dal server IMAP, per cui alla successiva sincronizzazione della cartella 'posta inviata' verrebbe comunque cancellato e sostituito con quello scaricato dal server imap (si comportano nello stesso modo anche tutti i client di posta che utilizzano IMAP). Pertanto, una email inviata, viene prima consegnata al server SMTP che si occuperà della consegna, e contemporaneamente copiata nella cartella "Posta Inviata" della casella IMAP (che è poi sincronizzata in locale al primo scaricamento della posta). Cartella 'Archivio storico Business': è una cartella totalmente svincolata dalle cartelle IMAP. Lo scopo è quello di poter spostare dalla casella IMAP delle email direttamente in Business, in un ambiente non sincronizzato con IMAP, e successivamente poterle rimuovere dal server IMAP, senza che queste email vadano perse in entrambi gli ambienti (casella IMAP sul server e casella email di Business in locale).
NB: una volta che una mail è stata spostata in 'Archivio storico Business' viene rimossa dal server IMAP e successivamente non sarà più possibile rispostarla in una cartella presente sul server IMAP, ma solo in una sua sottocartella. Sul server IMAP NON DEVE ESISTERE/NON DEVE ESSERE CREATA la cartella 'Archivio storico Business'! Per gli account IMAP non è possibile scaricare una e-mail partendo dal suo ID, come avveniva per il POP3. Per risolvere il problema che impediva di generare il file di testo con l'e-mail, ora in caso di problemi il file viene generato in automatico, e viene indicata una e-mail nella cartella "archivio storico business" contenente il collegamento al file che potrà essere usato per trovare l'errore. NB: la sincronizzazione TOTALE avviene solo avviando il programma 'BNEMGMAI'. Dalla consolle delle e-mail, facendo tasto DX sulla cartella, è stata aggiuntala voce di menu 'sincronizza con server di posta' (utilizzabile solo con IMAP, non con POP3) che fa fare una verifica/sincronizzazoine solo della in cui si è posizionati (utile, ad esempio, per aggiornare la cartella 'posta in uscita' dopo che è stata inviata una mail per poterla successivamente spostare in un'altra cartella). Rispetto a come fa POP3, che scarica tutta la posta dalla data ultimo download memorizzata nel campo em_ultaggmail (tabella EMAILCONF), IMAP scarica le mail se il checksum della cartella memorizzata nella tabella EMAILDIR è diverso da quello del server IMAP e se il numero totale di e-mail nella cartella del server di posta è diverso dal numero totale di e-mail nella stessa cartelle di business. Per far riscaricare una specifica cartella basta azzerare emaildir.ed_imapchecksum riferito alla cartella, in EMAILDIR. Ovviamente la prima sincronizzazione sarà MOLTO lenta, sia perchè solitamente le caselle IMAP contengono spesso un numero considerevole di email e allegati, sia perché il programma di scaricamento dovrà creare le cartelle e scaricare tutte le e-mail, oltre che dover identificare sul server quali sono le cartelle 'posta in arrivo', 'posta in uscita', 'cestino', 'bozze', 'posta inviata'. Tali particolari cartelle sono riconosciute in automatico dalla procedura di sincronizzazione (è comunque possibile intervenire manualmente all'interno del programma di configurazione) e per un corretto funzionamento di Business Email occorre che lato server ne esista solo una per tipologia:
CARTELLE: In Business sono gestiti più livelli di sottocartelle, l'unico limite è dato dalla lunghezza massima del percorso (255 caratter) La gestione delle cartelle/sottocartelle IMAP può essere fatta con Business Email o con strumenti esterni (outlook, thunderbird, ...). NB: per velocizzare le operazioni di sincronizzazione è bene che le mail vengano 'spalmate' su più cartelle/sottocartelle, visto che il programma di sincronizzazione, una volta che ha verificato che una cartellaè da riaggiornare, deve rileggere gli header di tutte le mail contenute in quella dir per verificare se sono allineate con Business. ATTENZIONE: in Business lo stesso indirizzo e-mail associato all'operatore di Business NON DEVE ESSERE utilizzato sia come IMAP che come POP3! Nei normali server IMAP se si scrive una bozza di mail su un dispositivo, la si può ritrovare anche su altri dispositivi.
Questa cartella verrà creata in automatico durante la sincronizzazione con server IMAP e non potrà essere cancellata. Non possono essere spostare mail da o verso la cartella 'Bozze Business'. Sotto questa cartella non possono essere create delle sottocartelle Le mail cancellate da 'Bozze Business' non vanno a finire nel cestino, ma vengono eliminate subito definitivamente. Ad oggi Business Email e IMAP è stato testato su Exchange Server, Gmail, Aruba (e Aruba PEC), e svariati altri server di posta in commercio. Note:
|
 |  |  |  |  | |
 |  |  |  |  |  |
 | |||||